Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Łodzi (OKE) jest: Dyrektor OKE, ul. Ksawerego Praussa 4, 94-203 Łódź.

2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania OKE, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w OKE za pomocą adresu iod@lodz.oke.gov.pl

3. Administrator danych osobowych – Dyrektor OKE – przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej zgody.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:
- wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na OKE;
- realizacji umów zawartych z kontrahentami OKE;
- w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.

5. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
2. inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z OKE, przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Dyrektor OKE.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) w przypadku, gdy:
– dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
– osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
– osoba, której dane dotyczą, wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
– dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
– dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:
– osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
– przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
– Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
– osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
5. prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
– przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tę osobę,
– przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
– zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
– przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.

8. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

9. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w OKE Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

10. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.

11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.

12. Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

KLAUZULA INFORMACYJNA – MONITORING WIZYJNY
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi reprezentowana przez Dyrektora z siedzibą w Łodzi przy ul. Praussa 4, 94-203 Łodź, zwany dalej Administratorem. Administrator prowadzi operacje przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych e-mail: iod@komisja.pl
3. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c, e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1, dalej: RODO) oraz inne akty prawne, w szczególności ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. oraz kodeks pracy.
4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

1. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę – na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO;
2. zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, a także ochrony mienia – na podstawie art. 6 ust.1 lit. c, e RODO.

5. Przetwarzaniu mogą podlegać dane osobowe utrwalone na nagraniach z monitoringu wizyjnego, w szczególności w zakresie wizerunku, a także numeru rejestracyjnego pojazdu (jeśli monitoring obejmuje przestrzenie, w jakich mogą znajdować się pojazdy).
6. Monitoring wizyjny prowadzony jest w następujących lokalizacjach: wejście do budynku Administratora przy ul. Ksawerego Praussa 4 oraz bliskie jemu otoczenie (parking przed głównym wejściem, wejścia boczne).
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane również przez podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a także przez podmioty, którym Administrator udostępnia dane osobowe. Do podmiotów tych zaliczają się kontrahenci Administratora, w szczególności podmioty działające w zakresie obsługi informatycznej, prawnej, ochrony osób i mienia lub ochrony danych osobowych, a także osoby, które wykażą interes w uzyskaniu zapisu z monitoringu, a udostępnienie tych nagrań jest dopuszczalne na podstawie przepisów prawa. W przypadku, gdy będą tego wymagały przepisy prawa, dane mogą być udostępnione organom państwowym lub samorządowym, organom wymiaru sprawiedliwości, organom ścigania, organom kontrolnym i organom podatkowym.
8. Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.
9. Zapisy z monitoringu będą przechowywane nie dłużej niż przez okres miesiąca od dnia nagrania, jednakże w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

10. Posiada Pani/Pan prawo do:

1. żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz powiadomienia odbiorców danych o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania;
2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
3. przenoszenia danych osobowych;
4. otrzymywania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
5. wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. W przypadku przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
12. Przebywanie na terenie objętym monitoringiem wizyjnym (wskazanych w pkt. 6) powoduje, że Pani/Pana dane osobowe (określone w pkt. 5) są zbierane przez Administratora. W przypadku wizyty w urzędzie lub przebywania na monitorowanym obszarze, przetwarzanie danych jest niezbędne dla realizacji celów określonych w pkt. 4. Jeżeli nie chce Pani/Pan, aby Pani/Pana dane osobowe zostały utrwalone na nagraniach z monitoringu, nie należy przebywać na terenie i w pomieszczeniach, na którym prowadzony jest monitoring wizyjny i wybrać inny sposób kontaktu z urzędem, jeśli jest przewidziany dla danej sprawy.
13. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.